Come organizzare una cena di beneficenza

Organizzare un evento di beneficenza ben fatto, che riscuota consensi e fondi è un’impresa che da grandi soddisfazioni ma alquanto complicata. Oltre a reperire sponsor ed un team di volontari e collaboratori, le risorse fondamentali che questo impegno richiede sono sensibilità, capacità diplomatiche ed organizzative, efficienza e parecchio tempo disponibile. Una cena ben pianificata sarà sicuramente un successo. Vediamo allora come organizzare una cena di beneficenza.

Innanzitutto dovete definire la tipologia di evento che intendete organizzare. Partiamo dall'esempio più semplice e poniamo che optiate per una cena informale: in questo caso potreste offrire un buffet in piedi, che comporta l’utilizzo di poco personale ed una varietà limitata di cibi e bevande, oppure una cena a tavola, che richiede l’impiego di camerieri, cucine e maggior quantità di materie prime. Se invece avete deciso per una cena con tanto di menu e varie portate dovrete contemplare l’impiego di chef, aiutanti di cucina, sommelier e bartender. Potreste addirittura pianificare un evento che includa (durante o dopo la cena) un’asta con opere d’arte donate; la presenza di un gruppo musicale d’intrattenimento; se lo spazio lo consente perfino una cena con danze e balli. Ovviamente ogni opzione implica specifiche esigenze logistiche che dovrete tenere in considerazione.

In secondo luogo valutate quanti volontari vi occorrono: il numero aumenta esponenzialmente se state pensando ad una cena di gala con cibi e bevande elaborati. Ovviamente quest’ultimo caso comporta anche l’impiego di personale professionale, che sia all'altezza dell’evento. A meno che si tratti di una cena in un luogo pubblico o comunque già stabilito, dovrete trovare una location adatta ad ospitarla. Fate una lista di 3 o 4 opzioni, considerando anche altri fattori che potrebbero influenzare l’affluenza e la partecipazione, quali la vicinanza a trasporti pubblici. Quindi ponetevi un obiettivo e definite in linea di massima la somma di denaro che intendete raccogliere, anche in base allo scopo della cena ed all'impiego che ne verrà fatto. Non dimenticate che sovente gran parte delle entrate andranno a coprire i costi.

Elaborate un piano finanziario e cronologico il più accurato possibile, magari facendovi aiutare da conoscenti esperti in materia di budget plan. Non temete di delegare e riunite un gruppo di lavoro o “comitato”. Reclutate amici, colleghi di lavoro e parenti per gestire i differenti aspetti dell’evento e suddividete i compiti in base alle propensioni e capacità di ciascuno. Andate alla ricerca di sponsor che vi aiutino ad assorbire i costi: la maggioranza di essi vi offriranno servizi in cambio di pubblicità. Mandate i volontari a bussare alle porte di aziende di catering, bibite, vini, alimenti, supermercati ed associazioni di categoria, tentate anche con ristoranti, bar, club sportivi e pubblica amministrazione.

• Un consiglio: dedicate sempre un attimo di tempo a ricontrollare tutto il materiale promozionale: una semplice svista ortografica, un errore nella data o orario dell’evento potrebbero rovinarvi la festa o compromettere la vostra affidabilitá

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